SKU là gì, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua hoặc nhìn thấy mã số này. Dù nó ngày càng phổ biến và là một công cụ giúp bạn quản lý, tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng nhưng nếu không phải chuyên môn thì có lẽ không phải ai cũng hiểu mã số này. Vậy khái niệm của SKU và tầm quan trọng của mã này trong quản lý kho hàng là như thế nào? Hãy cùng nhau làm rõ ở bài viết sau đây.

Khái niệm của SKU là gì?

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit với ý nghĩa là đơn vị lưu kho. Trong quản lý hàng hóa, đây là dạng quy ước để phân loại mặt hàng, bao gồm thông số, thuộc tính để phân biệt các sản phẩm với nhau. Những thuộc tính trong SKU có thể là nhà sản xuất, loại sản phẩm, vật liệu,…

Bật mí cách đặt tên mã dễ nhớ nhất cho sản phẩm

Bởi vậy mà mã số này là một yếu tố quan trọng trong quản lý hàng hóa và tồn kho. Quá nhiều phân loại như vậy thì đặt tên mã như thế nào cho hợp lý và dễ nhớ, dễ quản lý chắc chắn là điều nhiều người thắc mắc. Cách đặt loại mã này không quá phức tạp, bạn chỉ cần dùng các chữ cái hoặc số để quy ước thông tin quan trọng mà bạn muốn đưa vào mã. 

Đưa các thông tin cần biết vào mã SKU

Một số thông tin cơ bản mà bạn cần đưa vào trong một mã SKU bao gồm thương hiệu, danh mục sản phẩm, size số, phiên bản sản phẩm,…Các thông tin cũng nên được sắp xếp theo một trật tự nhất định, độ dài mã SKU là không giới hạn, miễn sao bạn sắp xếp cho dễ hiểu và dễ nhớ. Bạn nên kết hợp cả chữ và số để phân tách các trường thông tin một cách dễ dàng.

Một ví dụ để bạn hiểu hơn về việc đặt tên này. Chẳng hạn như NF12G318SG thì hai chữ cái đầu là thương hiệu, hai số tiếp theo thể hiện dòng sản phẩm, chữ cái ở giữa đại diện cho danh mục sản phẩm, ba số tiếp là loại sản phẩm và cuối cùng là hai chữ cái cuối nói lên tên chi nhánh. Nếu bạn đặt một mã số là toàn chữ hoặc toàn số thì nên quy định mỗi trường thông tin là 1, 2, 3 ký tự để phân tách trường thông tin.

Biết cách đọc tên và mã SKU trên sản phẩm

Nắm được các yếu tố đặc trưng trên mã SKU thì bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về sản phẩm. Kết hợp các yếu tố biến thể lại với nhau ta sẽ đặt được mã số tương ứng cho sản phẩm một cách dễ dàng. Đồng nghĩa với đó, chỉ với một mã số ngắn gọn mà bạn có thể đọc ra khá nhiều các thông tin về sản phẩm.

Mã SKU có ý nghĩa như thế nào?

Mã SKU còn cần thiết hơn cả Barcode trong việc kiểm soát kho hàng. Nó có chứa các ký hiệu riêng cho từng danh mục sản phẩm mà bạn chỉ cần nhìn vào đó là có thể nhận biết được loại sản phẩm và dễ dàng đọc thông tin mà không cần quét qua hệ thống. Bên cạnh đó bạn còn không bị giới hạn về số lượng mã số mặc cho danh mục hàng hóa của bạn có dài đến đâu đi chăng nữa.

• Mã SKU giúp bạn nhanh chóng định danh được sản phẩm để bán hàng cũng như quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Các mã khác nhau giúp ta phân biệt được các sản phẩm khác nhau, đồng thời cũng giúp ta phân biệt được các sản phẩm cùng một loại giữa các kho hàng khác nhau.
• Hạn chế tình trạng thất thoát hoặc hết hàng trong việc quản lý hàng tồn kho. Mã SKU chính là điểm liên kết sản phẩm giữa những kênh bán hàng. Việc quản lý bằng mã số này cũng là cách quản lý hiệu quả, tiết kiệm cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng.

Tại sao cần thiết lập mã SKU đối với mỗi doanh nghiệp?

Không phải ngẫu nhiên mà SKU là thông tin bắt buộc của một sản phẩm. Đây không phải là một dãy ký tự vô nghĩa mà ngược lại nó có ý nghĩa vô cùng lớn trong việc bán hàng và quản lý hàng hóa của các doanh nghiệp. Chỉ cần nhìn vào mã SKU là bạn có thể nắm bắt được các thông tin về sản phẩm. Ý nghĩa của dãy số này cũng chính là lời giải đáp cho câu hỏi tại sao doanh nghiệp cần có mã số này đến như vậy.

Phân biệt hai loại mã SKU và UPC

Mã SKU tối ưu hóa kiểm soát kho hàng nội bộ trong khi đó UPC viết tắt của Universal Product Code lại được tiêu chuẩn hóa giúp bất cứ ai cũng có thể đọc được. Như vậy với cùng một sản phẩm, công ty có thể có nhiều SKU khác nhau nhưng lại chỉ có một UPC duy nhất mà thôi.

UPC là một mã vạch thống nhất, nó mô tả sản phẩm một cách rõ ràng, được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng. Nó được các nhà sản xuất cho vào sản phẩm và sẽ giống nhau ở mọi nơi bán sản phẩm. Đây là một dãy gồm 12 chữ số, không chữ cái, nó giúp xác định và mô tả sản phẩm . UPC phổ biến nên được tất cả mọi người sử dụng.

Còn SKU là một mã để nhận dạng và theo dõi doanh nghiệp, cửa hàng. Mã được nhúng nhằm xác định sản phẩm cũng như giá của nó. Mã số này được khởi tạo với mục đích quản lý dữ liệu tốt hơn cho các cửa hàng bởi nó hỗ trợ quản lý, theo dõi hàng hóa có hệ thống. 

Ta thấy cả hãi mã SKU và UPC đề được sử dụng bởi các công ty việc sử dụng hai mã số này cũng hoàn toàn khác nhau. UPC dùng cho người tiêu dùng trong khi đó SKU dùng cho các đơn vị bán lẻ. Vì UPC được đặt bởi nhà sản xuất nên các sản phẩm có thể tương tự nhưng SKU là một hệ thống theo dõi, chắc chắn sẽ khác nhau. Trong khi đó thành phần của cả hai cũng khác nhau SKU gồm 8 ký tự, UPC là 12 ký tự.

Những điều cần lưu ý khi đặt mã SKU

Mã số này giúp theo dõi các hạng mục chuyển động nhanh chóng của quy trình sản xuất nhưng nếu bạn không đặt mã SKU một cách cẩn thận thì nó sẽ trở thành một dãy số vô nghĩa. Vì thế khi đặt mã SKU bạn phải lưu ý một số điểm sau để không biến nó thành dãy số vô thưởng vô phạt.

Tạo mã SKU cho riêng bạn

Mặc dù khi thêm một sản phẩm mới sẽ tự tạo ra mã SKU cho sản phẩm nhưng tốt hơn hết bạn vẫn nên tự đặt mã cho mình. Nhiều chủ doanh nghiệp ngại đặt mã hoặc tự đặt bằng cách thêm tiền tố hoặc hậu tố vào mã SKU của nhà sản xuất thậm chí là dùng luôn mã đó. Hãy nhớ rằng đây là một mã nội bộ vì thế hãy tạo riêng cho mình một mã số để có thể tự quản lý sản phẩm.

Sắp xếp trường thông tin SKU một cách khoa học

Bạn thắc mắc rằng làm cần đưa thông tin gì vào mã SKU và sắp xếp như thế nào cho dễ nhớ. Bạn có thể tưởng tượng như mình đang phân loại sản phẩm vậy. Hãy tuân theo quy tắc đặt các danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả mã, như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng định danh sản phẩm một cách nhanh chóng khi nhìn vào bất cứ mã nào. Một mã số sẽ gồm 8 ký tự cả chữ và số

Ví dụ như sản phẩm là laptop bạn hãy bắt đầu với danh mục sản phẩm là đồ điện tử, nó được ký hiệu là E. Tiếp tục đến loại sản phẩm ký hiệu là L. Thương hiệu của nó ví dụ như HP thì bạn sẽ ký hiệu là HP. Tiếp đó kích thước màn hình là 16 inch thì sẽ ký hiệu là 16, cuối cùng core i5 sẽ ký hiệu là i5. Như vậy bạn đã có một mã SKU cho sản phẩm là ELHP14i5 thật dễ dàng.

Chọn lọc thông tin

Bạn không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin vào trong mã SKU. Trong mỗi trường thông tin, bạn hãy cân nhắc xem cái nào là quan trọng và hữu ích giúp bạn phân biệt được các sản phẩm với nhau. Nếu đáp ứng được nhu cầu đó thì bạn hãy đưa nó vào trong mã SKU.

Bạn nên tối ưu hóa số ký tự cho mã số nếu không muốn sinh ra dãy số dài dằng dặc. Ví dụ có 9 nhà cung cấp thì bạn có thể quy ước thành mỗi nhà cung cấp tương ứng với một chữ số trong dãy từ 1 đến 9 thay vì phải viết tắt chữ cái đầu của nhà cung cấp đó thành mã 2 đến 3 ký tự.

Chú ý về font chữ, ký tự

Trong một mã SKU, bạn nên tránh sử dụng các số, các chữ dễ gây nhầm lẫn. Ví dụ như số 0 và chữ O, sẽ gây bất tiện trong việc định dạng. Nếu như bắt buộc phải sử dụng thì bạn có thể quy định rằng chỉ sử dụng chữ in hoa trong một mã, giữa chữ và số được phân cách rõ ràng. Ví dụ bạn sẽ đặt là BLE – 019 thay vì BLE019, như vậy mã sẽ không bị rối nữa.

Bên cạnh đó bạn cũng nên hạn chế đưa các ký tự đặc biệt vào mã SKU, ví dụ như: “/, &, @, #,…”. Các ký tự ấy sẽ làm người dùng khó hiểu và gây ra lỗi định dạng khi quản lý sản phẩm bằng phần mềm hoặc file. Bạn cũng không nên bắt đầu một mã bằng số 0 vì nếu quản lý bằng excel thì phần mềm sẽ bỏ sót số 0 đó.

Áp dụng phần mềm để quản lý 

Bạn có thể quản lý mã SKU bằng file excel hay google sheet,…Tuy nhiên quản lý bằng cách này sẽ tốn nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn, cũng như các doanh nghiệp sẽ khó bao quát trong quản lý hàng hóa. Một phần mềm quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn quản lý sản phẩm với mã SKU hiệu quả. Với phần mềm ấy bạn không chỉ quản lý được các thông tin sản phẩm mà còn cả quản lý giá và tồn kho,…

Kết luận

Nhìn chung bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về mã SKU là gì, cách đặt cũng như lưu ý khi đặt mã SKU. Hy vọng bài viết này đã mang đến những kiến thức bổ ích cho bạn và giúp bạn hiểu, biết cách đặt mã cho sản phẩm của mình để việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Hãy đặt mã số một cách thông minh để việc kinh doanh của bạn trở nên tốt hơn.