PO là gì? – Khái niệm và vai trò quan trọng của PO hiện nay

PO là gì? vẫn luôn là một vấn đề khiến nhiều bạn trẻ hoang mang khi lần đầu thực tập tại các doanh nghiệp. Hình thức này đã xuất hiện ngay từ khi các hoạt động mua bán, trao đổi diễn ra. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu về khái niệm, công dụng và cách sử dụng PO hiệu quả.

PO là gì?

PO là từ viết tắt của thuật ngữ Tiếng Anh Purchase Order. Nó chính là từ dùng để chỉ những đơn đặt hàng. Chúng không còn xa lạ gì với người dùng Việt Nam, nhất là những ai có thói quen mua sắm online. Tuy nhiên trong chuyên ngành, từ này lại được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.

Purchase Order là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ nhằm ủy quyền, cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng sẽ là một hợp đồng mang tính chất ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Chính vì thế nó cũng có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm với sản phẩm mình bán ra dựa trên mẫu đơn đặt hàng.

Mẫu đơn đặt hàng sẽ bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, tức là giá trên mỗi đơn vị sản phẩm mà 2 bên mua bán đã thỏa thuận, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…

Nhiều PO sẽ tiến hành thêm vào khoản mục chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn hàng nên được đánh số chuyên biệt để việc theo dõi các khoản thanh toán sau khi hàng đã giao được dễ dàng hơn, mã số khớp với hồ sơ vận chuyển.

Ý nghĩa của PO là gì?

PO chính là một chứng từ quan trọng của doanh nghiệp, nó mang ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động vận hành của 1 doanh nghiệp. Phần tài liệu này thường được sử dụng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề có liên quan tới đơn hàng. 

Ví dụ đơn giản nhất chính là sau khi 2 bên đã thỏa thuận và kí hết hợp đồng. Trên PO sẽ bao gồm những thông tin như: số lượng hàng hóa, tình trạng thanh toán, giá cả, điều khoản cũng như nhiều điều kiện liên quan khác. Mục đích chính của PO là tối ưu hóa việc tìm các dịch vụ và vật phẩm, giúp mọi giao dịch của khách hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Hợp đồng PO giúp người dùng hiểu rõ được nhu cầu thông qua chính nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng có vấn đề cần giải quyết, đơn hàng không được giao hay các khiếu nại liên quan.

Ngoài ra, PO còn giúp cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho khách hàng và các phòng ban của doanh nghiệp. Ngay khi tạo một đơn hàng, số tiền sẽ được thiết lập, từ đó bạn có thể dựa trên chúng để cân đối chi tiêu của mình.

PO mang tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. PO là chứng từ bắt buộc đơn vị cung cấp đảm bảo được chất lượng đơn hàng.

Nội dung chính của PO

Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, dễ hiểu và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO cơ bản cần hội tụ được các nội dung chính. Các nội dung đó chính là:

• Chỉ số PO.
• Ngày quyết định tạo lập đơn mua hàng.
• Tên, thông tin liên hệ của đơn vị cung cấp sản phẩm, người mua.
• Thông tin mô tả về hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm.
• Chi tiết kích cỡ, số hàng hóa, sản phẩm.
• Đơn giá sử dụng chung.
• Tính toán tổng giá trị hợp đồng kết hợp
• Phương thức thanh toán đi kèm.
• Điều kiện giao hàng và một số điều kiện đặc biệt như: Discount, FOC,…
• Chữ ký xác nhận của cả hai bên thực hiện hợp đồng.

Mục đích sử dụng PO

Vậy mục đích sử dụng chính của PO trong các doanh nghiệp là gì. Sau đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số lý do khiến do loại giấy tờ này lại được sử dụng phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp.

PO được nhận xét là một chứng từ quan trọng giúp cho người mua quản lý được hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ bên ngoài. Họ có thể kiểm soát được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp được đưa vào hoạt động kinh doanh và sản xuất. Chính vì thế, chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tài chính của công ty, tính toán được những khoản công nợ cần phải trả cho người bán.

Bên cạnh đó, PO còn là một hàng rào pháp lý phòng trường hợp bên bán không cung cấp đủ số lượng hàng như nội dung trong đơn. Nếu như họ không bồi thường hợp lý thì có thể gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của bên người mua. PO còn giúp bảo vệ cho phía bán hàng khi xảy ra tình huống khách hàng không thanh toán đầy đủ số tiền hàng như trong hợp đồng.

Sự khác nhau giữa hóa đơn và PO là gì?

Một số người vẫn có sự nhầm lẫn giữa PO và hóa đơn Invoice, hai loại chứng từ này có công dụng và mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau.  Invoice được hiểu đơn giản là hóa đơn, chúng được bên bán hàng xuất khi mua, bán hàng hóa. PO cũng có thể được coi là hóa đơn trong một số trường hợp. Tuy nhiên, chúng lại có hàm nghĩa rộng hơn cũng như hiệu lực pháp lý bao quát hơn.

PO được bên mua hàng chuẩn bị khi có nhu cầu đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, Invoice  lại được tạo bởi chính bên bán hàng nhằm lưu trữ những giao dịch mua, bán đã diễn ra, yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho. Phần hóa đơn này được gửi lại cho bên mua, còn PO sẽ được gửi cho bên bán.

Các chứng từ PO được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Invoice lại được tạo khi bên mua thực hiện xong quá trình mua hàng. Hóa đơn được xuất tự động và  hệ thống hóa doanh thu trên các phần mềm quản lý hóa đơn.

Thông thường, PO sẽ đi kèm các yêu cầu về  thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm. Trong khi, những hóa đơn thường chỉ mang tính chất xác nhận quá trình bán hàng, lưu trữ thông tin để phục vụ quá trình kế toán.

Quy trình sử dụng Purchase Order 

Quy trình sử dụng PO sẽ phụ thuộc vào từng loại hình kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, đa số những chứng từ đề sẽ có chung một loại quy trình làm gốc, được sử dụng làm nền tảng cho các hình thức khác.

Đầu tiên, phía người mua hàng sẽ tìm hiểu trước khi đưa ra quyết định mua một sản phẩm bất kỳ của doanh nghiệp. Sau đó, bên mua hàng xuất phiếu PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. Doanh nghiệp tiếp nhận và xác nhận với khách hàng về việc có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu cả hai không thể đưa ra quyết định chung thì PO bị hủy.

Nếu như bên bán đã xác nhận thực hiện giao dịch, bên mua hàng tiến hành chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc sản xuất thêm, sao cho đảm bảo cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng thời gian mà bên mua đã yêu cầu.

Sau khi đã sản xuất đủ số lượng hàng hóa, bên bán nhờ một đơn vị chuyên về vận tải hỗ trợ vận chuyển đúng số lượng PO mà bên mua yêu cầu. Cuối cùng, bên mua hàng xuất hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng đã được thỏa thuận ban đầu và tiến hành thanh toán cho bên bán hàng.

Cách cách đơn giản quản trị PO hiệu quả?

PO được xem là một trong những chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Chính vì thế việc quản lý PO đúng cách là yếu tố cốt lõi để hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Nắm vững thông tin các nhà cung cấp PO

Việc quản lý thông tin của những nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng giúp bạn nắm rõ được mức độ uy tín của họ. Hồ sơ của nhà cung cấp cần rõ ràng, chi tiết dễ nắm bắt, hợp lý hóa các hoạt động mua sắm thường niên của doanh nghiệp. Điều này có thể giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất. 

Tạo dựng hệ thống phê duyệt mua hàng qua PO

Bạn cần xây dựng bảng thống kê các chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại sản phẩm, dịch vụ hoặc tách các khoản mua thành nhiều danh mục nhỏ. Các hệ thống phê duyệt mua hàng có thể hỗ trợ kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính có nhiều thiếu sót. 

Khi triển khai được quy trình phê duyệt đúng cách, bạn có thể ngăn chặn được việc mua hàng không đạt yêu cầu, tránh xảy ra trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp, các đơn được đặt cho cùng một sản phẩm.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng còn giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ khi đặt hàng, nhập hàng đến lúc nhập kho. Nó còn cung cấp thông tin chi tiết về nhà cung cấp và công nợ, giúp doanh nghiệp tính toán được chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.

Thường xuyên kiểm tra các chứng từ PO

Việc sử dụng những dữ liệu của PO để kiểm tra để đánh giá giúp đơn vị bán hàng  đảm bảo chất lượng, duy trì thông tin chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, hạn chế tối đa các sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, nhất là các khoản mục quan trọng.

Cách quản lý hồ sơ và tài liệu thường xuyên còn giúp đảm bảo tính xác thực của quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ cẩn thận, hạn chế thất thoát, nhầm lẫn, các hồ sơ liên quan đến doanh nghiệp cần được bảo mật tuyệt đối.

Ngoài ra, quy trình hủy đơn hàng cũng cần phải rõ ràng. Khi PO bị hủy, cần có một văn bản chính thức, trong đó chứa các thông tin xác nhận cùng chữ ký phê duyệt của chủ doanh nghiệp. PO bị hủy không được vứt bỏ mà lưu trữ cùng các tài liệu liên quan khác.

Kết luận 

“PO là gì?” không còn là vấn đề khúc mắc đối với các bạn khi lần đầu phỏng vấn tại doanh nghiệp. Bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn hiểu hết được về khái niệm, công năng và cách ứng dụng chúng trong doanh nghiệp, chúc bạn quản lý được chuỗi cung ứng PO và gia tăng được năng suất cho công ty của mình.