Trong việc xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa sẽ rất khó khăn nếu không bảo quản được món hàng. Vì vậy, người ta phải ghi nhận lại những thông tin cần thiết trong một chứng từ. Từ đó, chúng ta sẽ biết cách vận chuyển hàng an toàn và tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức. Tất cả là nhờ có packing list mà ta sẽ được thông tin trong bài viết. Vậy hãy cùng theo dõi bài viết để có thể vận dụng kiến thức khi có cơ hội.
Packing list là gì
Phiếu đóng gói bảng kê khai danh mục các loại hàng hóa như thỏa thuận của hai bên được gọi là packing list. Thông tin trên chứng từ này cũng giống như hóa đơn và không cần có chi tiết thanh toán, đơn giá, đồng tiền thanh toán hay trị giá hợp đồng. Điều quan trọng được đề cập đến là kích thước, trọng lượng và cách đóng gói hàng hoá. Thông thường, packing list có 3 loại như sau:
- Detailed packing list (phiếu đóng gói hàng chi tiết): Nội dung được ghi trên phiếu tương đối chi tiết;
- Neutral packing list (phiếu đóng gói trung lập): Nội dung không đề cập đến tên người bán;
- Packing and Weight list là phiếu kiểm kê khai trọng lượng đóng gói.
Trong mọi lĩnh vực sẽ có từ ngữ chuyên môn chỉ người hoạt động mới hiểu được. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải nắm những cái căn bản để không lấn cấn khi mình có dịp nhờ đến đóng gói hàng hóa và vận chuyển đi nước ngoài. Như vậy, hàng hoá vận chuyển thuận lợi và bên vận chuyển cũng không sai sót gì với khách.
Chức năng của packing list
Giống như tên gọi của mình, packing list là cách để người khác hiểu được cách để đóng gói hàng hóa các lô. Nghĩa là, bạn chỉ cần nhìn bên ngoài thôi cũng hiểu hàng hóa được đóng gói thế nào. Điều này rất có ích và bạn tất yếu sẽ tính toán được:
- Cần chỗ xếp dỡ diện tích bao nhiêu, chẳng hạn 1 container 20DC;
- Phương tiện vận tải bố trí thế nào, chẳng hạn dùng loại xe có trọng tải mấy tấn, thùng kích thước bao nhiêu mới phù hợp;
- Nhân công xếp hàng hóa hay phải dùng thiết bị chuyên dụng như cẩu, nâng,…;
- Mặt hàng cụ thể sẽ tìm ở đâu (pallet nào) khi hàng phải qua kiểm hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Hình dung nếu không có chứng từ packing list công việc của con người sẽ vất vả biết bao. Họ không biết hàng hóa có thuộc dạng dễ đổ vỡ hay không và phải cẩn thận hết sức. Theo đó, món hàng nặng nhẹ cũng không xác định thì càng tốn thêm nhiều nhân công bốc dỡ, bởi vậy, một loại giấy tờ có ích như vậy phải được tận dụng triệt để.
Dựa theo chức năng của hóa đơn thương mại quốc tế sẽ phân chia ra những loại packing list khác nhau. Cụ thể có một số những loại mà bạn cần lưu tâm như sau:
Hoá đơn tạm tính
Hóa đơn tạm tính hay chính là Provisional invoice được sử dụng trong việc thanh toán tất cả tiền hành trong những trường hợp nhất định. Cụ thể là khi giá hàng mới chỉ là giá tạm tính hay việc nhận hàng về số lượng cũng như chất lượng đang được thực hiện ở cảng đến, hàng hóa được giao thành nhiều lần mà mỗi lần như vậy chỉ thanh toán một phần cho đến lúc bên giao hàng hoàn tất mới trả tất cả.
Hoá đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ hay Proforma invoice chính là loại chứng từ có hình thức giống với hóa đơn thương mại tuy nhiên không được sử dụng để thanh toán bởi nó không tương đương với yêu cầu đòi tiền. Điểm giống giữa loại này và tạm tính đó là nội dung bên trên đã nêu rõ giá cả, đặc điểm hàng vì thế nên sẽ có tác dụng để đại diện cho hàng nếu mang triển lãm hoặc ký gửi bán, làm thủ tục nhập khẩu.
Chức năng của các loại hóa đơn Packing list khác
Ngoài ra còn có thể phân loại theo chức năng được 3 loại hóa đơn nữa đó là:
- Hoá đơn chính thức hay Final Invoice là hoá đơn sử dụng để dùng thanh toán cuối cùng mức tiền hàng.
- Hoá đơn chi tiết tiếng Anh là Detailed invoice có tác dụng phân tích cụ thể các bộ phận của giá hàng.
- Hoá đơn xác nhận là Certified invoice sẽ có chữ ký của phòng thương mại – công nghiệp. Trên đây có đầy đủ xác nhận xuất xứ hàng hóa và nhiều thời điểm hóa đơn này được sử dụng như một chứng từ kiêm chức năng hóa đơn cùng chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
Vai trò của packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Để hiểu hơn vai trò của packing list trong hoạt động xuất nhập khẩu, ta phải sơ lược qua thông tin chức năng của chứng từ cung cấp trên bài. Từ cái tên cũng giúp ta hiểu phần nào vai trò của packing list. Cách thức đóng lô hàng và biết được hàng đóng gói thế nào. Từ đó, ta sẽ biết cách sắp xếp để vận chuyển hàng an toàn nhất.
Những thông tin đóng gói nếu trường hợp hàng hoá bị lỗi, bạn khiếu nại nhà sản xuất hay cung cấp minh bạch, rõ ràng. Bên bán hàng cũng dễ dàng truy số lô hàng bị lỗi và có hướng giải quyết kịp thời. Một thông tin mà người mới vô nghề làm chứng từ hay nhầm lẫn là không phân biệt được phiếu đóng gói hàng hoá.
Packing list tương tự như hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Thông tin trên hai loại chứng từ này na ná như nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận ra cũng có nhiều điểm không liên quan gì đến nhau. Mặc khác, hai chứng từ này cũng có chức năng khác nhau và người làm xuất nhập khẩu lâu năm phân định rất rõ.
Trên thực tế, phiếu đóng gói hàng hoá packing list thể hiện nội dung vật vận chuyển được đóng gói như thế nào, thuộc hàng dễ đổ vỡ hay không, kích thước, trọng lượng,… Còn về hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán giữa các bên. Như vậy, loại chứng từ nào cũng rất quan trọng và cần phải phân biệt rõ để sử dụng đúng cách.
Tại sao packing list quan trọng trong xuất khẩu hàng?
Thực tế ghi nhận, packing list đúng quy chuẩn sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như:
- Tên cùng địa chỉ cụ thể của bên nhập và bên xuất hàng;
- Ngày lập hóa đơn và số hoá đơn;
- Thông tin chi tiết về cảng xếp dỡ hàng hóa (cảng đến và cảng đi);
- Thông tin số chuyến và tên tàu;
- Thông tin lô hàng gồm: Số kiện hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích kiện hàng,…
- Ký xác nhận của bên xuất khẩu về những thông tin được ghi nhận là chính xác;
- Remark: Ghi chú thêm về lô hàng như hàng thuỷ tinh dễ vỡ, thực phẩm bảo quản kho lạnh,…
Sở dĩ, packing list đóng vai trò quan trong trong xuất nhập khẩu là do ảnh hưởng nhiều đến lợi ích của doanh nghiệp. Bạn có danh sách gói hàng, không được tháo dỡ kiểm tra vì số lượng hàng quá lớn sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ.
Từ đó, người vận chuyển không biết cách bảo quản đúng cách dễ dẫn đến hư hỏng. Song song đó, địa chỉ giao hàng ở đâu cũng không biết được. Kiện hàng xuất khẩu từ nước này qua nước khác không đủ thông tin sẽ bị hải quan làm khó dễ. Thậm chí, kiện hàng sẽ bị giữ lại để xác minh làm mất nhiều thời gian và có khi còn phạt tiền.
Và còn nhiều hậu quả khó lường được mà bạn không thể biết nếu không có packing list. Vì thế, bạn cần danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài container hỗ trợ tốt cho cả đôi bên.
Khi lập phiếu đóng gói hàng hóa cần chú ý điều gì
Với chức năng quan trọng của packing list trong xác định quy cách đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng, các yếu tố sau cũng cần được đảm bảo:
- Tên hàng + mã hàng (nếu có), trọng lượng, số lượng và đơn vị tính;
- Số và ngày lập;
- Kích thước kiện hàng, quy cách đóng gói;
- Dĩ nhiên, thông tin của Seller và Buyer là không thể thiếu;
Packing list bắt buộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Những thông tin bạn thu thập được sẽ rất hữu ích khi bạn muốn làm lĩnh vực xuất khẩu. Và để có kiến thức sâu hơn thì cần thiết tham gia vào các khoá đào tạo tại nơi uy tín.
Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực rất quan trọng trong nền kinh tế nước nhà. Bạn làm khâu xuất khẩu hàng của một công ty. Hàng tháng, họ xuất đi hàng tấn hàng sản xuất. Vì thế, một sai sót nhỏ sẽ dẫn đến thiệt hại cực kỳ to lớn phải cẩn thận từng chi tiết.
Mẫu packing list – Nội dung chính
Lần đầu tiên xuất hay nhập khẩu một món hàng từ nơi xa đến, ai hầu như cũng đều rất xa lạ với packing list. Dẫu biết chứng từ ghi nhận những thông tin quan trọng rất cần cho cả người mua lẫn người bán, bên vận chuyển nhưng bạn vẫn muốn nhìn thấy mẫu chuẩn của packing list.
Nếu bạn cần thông tin này thì chỉ cần search trên google sẽ được được mẫu chuẩn của chứng từ. Thông qua mẫu và áp dụng trong thực tế, bạn sẽ biết đơn vị vận chuyển mình chọn có làm đúng quy cách hay không. Một phiếu đóng gói hàng hóa packing list thông thường đúng với quy chuẩn sẽ gồm có các nội dung cụ thể như sau:
- Số hoá đơn cùng ngày lập hoá đơn chính xác.
- Họ và tên cùng địa chỉ cụ thể của cả 2 bên xuất khẩu và người nhập khẩu.
- Thông tin cụ thể về cảng sẽ xếp dỡ hàng hoá gồm có cảng đi và cảng đến.
- Thông tin hiển thị trên tàu và số chuyến chính xác.
- Những vấn đề cần biết về lô hàng, điển hình gồm có số lượng, trọng lượng, số kiện hàng và cả thể tích của kiện hàng.
- Xác nhận từ bên xuất khẩu yêu cầu phải ký rõ ràng và đóng dấu.
- Remark chính là các ghi chú cụ thể thêm về lô hàng cần đóng.
Mẫu chuẩn của chứng từ:
Kết luận
Trên bài, mọi người đã được thông tin chi tiết nhất về packing list trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá. Hy vọng bạn điểm qua bài viết và đã nắm rõ thông tin quan trọng của loại chứng từ không thể thiếu này. Nếu còn thắc mắc, bạn hãy liên hệ đến nơi vận chuyển mà mình chọn sẽ được tư vấn kỹ từng câu hỏi. Vận chuyển một món hàng đến người cần thành công là niềm vui của các đơn vị chuyển phát.
Recent Comments