Đối với hệ thống xuất nhập khẩu, khai Manifest là việc bắt buộc phải thực hiện của hãng tàu và người nhận. Việc khai báo này để Hải quan có thể kiểm soát được thông tin hàng hóa, kiểm chứng thông tin để làm căn cứ đưa hàng cho người nhận. Do đó đây là việc vô cùng quan trọng và ảnh hưởng đến cả quá trình vận chuyển. Vậy khai báo Manifest là gì? Khi nào cần khai báo ? Khai báo tại đâu?
Manifest là gì?
Manifest là từ chỉ hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hóa kèm với những chứng từ, giấy tờ của lô hàng dùng để thông quan cho tàu xuất nhập cảnh. Manifest chính là hệ thống được tạo ra nhằm phục vụ cho người cần khai hải quan như hãng tàu, đại lý hãng tàu và Forwarder.
Ngay khi lô hàng vừa cập cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (hay gọi là Arrival Notice). Khai báo hải quan là khai các thông tin về lô hàng gồm số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về lô hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn và sẽ được thực hiện bởi đại lý ở cảng.
Các thông tin khai báo hải quan phải trùng khớp với những thông tin về lô hàng đã được người xuất khẩu cung cấp. Và khai Manifest chính là việc hãng tàu và đơn vị giao nhận (Forwarder) khai thông tin của lô hàng với hải quan.
Khi có người đến nhận hàng, hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng D/O với thông tin đã được hãng tàu khai trên Manifest. Nếu thông tin đối chiếu trùng khớp hoàn toàn, hàng sẽ được giao cho người nhận. Ngược lại nếu thông tin không trùng khớp, hàng sẽ không được giao. Do đó việc khai Manifest vô cùng quan trọng và người nhận muốn nhận hàng sớm thì khai Manifest phải làm cẩn thận.
Tại sao cần phải thực hiện khai báo chứng từ?
Tại sao trong xuất nhập khẩu, các hãng tàu cần phải khai Manifest? Khai Manifest là việc vô cùng quan trọng và các hãng tàu và đơn vị giao nhận (Forwarder) bắt buộc phải thực hiện. Việc này cũng để bạn thực hiện các thủ tục hải quan thông qua cổng thông tin trực tuyến mà không cần phải đến trực tiếp cục hạn chế được chi phí di chuyển.
Việc khai báo mục đích chính là giúp người nhận được nhận hàng sớm. Sau khi nhận A/N, Consignee sẽ cầm lệnh giao hàng D/O đến hải quan để nhận hàng. Tuy nhiên chỉ khi nào thông tin trên lệnh giao hàng D/O trùng khớp với thông tin đã khai trên Manifest thì hải quan mới giao hàng cho người nhận hàng (Consignee).
Khai manifest ở đâu? Khi nào thì được tiến hành
Khai Manifest là việc vô cùng quan trọng cần được thực hiện đúng thời gian quy định và địa điểm.
Thời gian khai Manifest
Về thời gian, khai Manifest cần được khai trước khi tàu về từ 1 đến 2 ngày. Nếu trễ thời hạn khai thì khi chỉnh sửa sẽ phải mất phí. Ta có thể hình dung khi tàu đã chạy mà shipper muốn thay đổi thông tin trên bill thì buộc phải chỉnh sửa Manifest và đương nhiên ngoài phí chỉnh sửa bill, shipper còn mất thêm phí chỉnh tờ khai.
Ngoài ra còn một trường hợp nữa cũng mất phí chỉnh sửa mà bạn cần đặc biệt chú ý. Ngay khi đơn vị giao nhận (Forwarder) khai Manifest không chính xác mà không kịp sửa trước thời gian quy định cũng mất phí cần nộp lại thì mới được chấp thuận bản chỉnh sửa.
Địa điểm khai Manifest
Với sự phát triển của công nghệ, việc khai báo Manifest cũng trở nên dễ dàng hơn. Hầu hết các nước thường khai báo online. Tại Việt Nam, tất cả các thông tin chứng từ được khai qua hệ thống E-Manifest (còn gọi là khai báo điện tử).
Có 2 cách khai báo:
- Cách 1: Khai trực tiếp trên cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan tại địa chỉ e-manifest.customs.gov.vn, truy cập và nhập rất dễ dàng.
- Cách 2: Theo chuẩn định dạng do Tổng cục Hải quan đưa ra bằng cách tải mẫu khai Manifest trên trang web gov.vn sau đó upload lên phần khai của trang web e-manifest.customs.gov.vn.
Tùy theo nhu cầu và hoàn cảnh của người thực hiện để chọn một trong 2 cách trên để thuận lợi nhất cho mình. Điểm chung của các thao tác này là bạn đều chỉ cần thực hiện trực tuyến không phải đến trực tiếp tổng cục hải quan hay nơi cập cảng để khai báo bằng viết tay. Nhờ thế bạn có thể tiết kiệm được thời gian cũng như công sức, quá trình khai cũng nhanh chóng và chủ động hơn.
Hướng dẫn cách khai Manifest chi tiết, đầy đủ nhất
Để tránh việc chỉnh sửa Manifest gây tốn nhiều chi phí và thời gian, việc khai báo cần được thực hiện cẩn thận và chính xác nhất.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống khai Manifest
Tại một trình duyệt Web bất kỳ, người khai truy cập theo link e-manifest.customs.gov.vn. Tùy theo trình duyệt mà sẽ có những cách lựa chọn khác nhau :
- Đối với người dùng Internet Explorer thì chọn “Continue to this Website (Not recommended).
- Đối với người dùng Mozilla Firefox thì chọn “I understand the risk” -> Add Exception…-> Get Certificate.
- Đối với người dùng Firefox thì chọn “I understand the risk”.
Sau khi nhấn vào Confirm để xác nhận thì hệ thống khai Manifest lập tức hiện ra giao diện đăng nhập. Người khai tiến hành nhập tên của mình cùng với mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Trường hợp chưa có tài khảo thì người khai phải thực hiện thao tác đăng ký tại hệ thống.
Bước 2: Thao tác với hệ thống Manifest
Sau khi đăng nhập vào hệ thống khai báo, người dùng sẽ toàn bộ giao diện gồm có:
- Tên đại lý/ hãng tàu/ công ty giao nhận. Phía bên phải màn hình là các chức năng trên Web như “Đổi mật khẩu” và “Thoát”.
- Đối với chức năng “Đổi mật khẩu” chỉ chấp nhận mật khẩu tối thiểu 8 ký tự có cả chữ lẫn số và các ký tự đặc biệt
- Đối với chức năng Download những loại văn bản theo pháp lý hướng dẫn, chuẩn dữ liệu,…
- Phía cuối trang Web khai Manifest là danh sách tài liệu có liên quan, những quy định khai thác thông tin dữ liệu, quy định về việc khai thác thông tin dữ liệu phù hợp.
- Sau khi hãng tàu giao nhận đăng nhập thành công, màn hình trang chủ hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ của các hãng đã tạo/ danh sách các hồ sơ được gắn quyền khai báo thông tin
- Vào mục quản lý hồ sơ để xem và khai báo, sửa đổi.
Tại mục nhập Manifest hiển thị từng vấn đề đầy đủ để mọi người điền tất cả mọi thông tin chính xác nhất. Bạn cần khai báo chính xác như vậy hải quan mới có thể cấp giấy và tính thuế phí cho đơn hàng xuất nhập khẩu của công ty. Kiểm tra các dữ liệu đã nhập chính xác trước khi chuyển sang các thao tác tiếp theo nhé.
Bước 3: Khai báo thông tin vận đơn gom hàng
Về phần vận đơn gom hàng trong Manifest bạn cũng cần phải thực hiện khai báo đầy đủ, cụ thể sẽ gồm có những mục thông tin chi tiết như sau:
- Download bản khai mẫu định dạng Excel từ hệ thống
- Lưu ý: Mỗi lần hệ thống có sự thay đổi sẽ có thông báo trên hệ thống. Tải file khai báo mới nhất sử dụng
- Khai báo dữ liệu các Sheet file Excel.
Bước 4: Chỉnh sửa thông tin vận đơn sau khi đã khai báo Manifest
- Trên màn hình “Quản lý hồ sơ” chọn bộ hồ sơ cần chỉnh sửa, chọn “Khai trực tiếp” rồi chọn tab “Vận đơn gom hàng” để chỉnh sửa
- Chọn chức năng “Sửa”
- Sửa đổi thông tin khai báo và chọn “Cập nhật” để lưu thay đổi
Trong bảng khai báo Manifest có cả mục chỉnh sửa phòng trường hợp mọi người nhập sai thông tin. Hãy vào mục quản lý hồ sơ sau đó bấm chỉnh sửa sẽ hiển thị lại bảng khai báo với đầy đủ thông tin mà bạn đã nhập. Lúc này cần chỉnh mục nào bạn sẽ bấm vào và chọn lại thật chính xác rồi cập nhật là hoàn thành.
Thủ tục chỉnh sửa Manifest
Chỉnh sửa Manifest là việc mà người nhập không muốn nhất, tuy nhiên nhiều lúc việc này vẫn vô tình diễn ra. Do đó thủ tục chỉnh sửa Manifest là việc mà những người nhập cần phải biết. Thủ tục để chỉnh sửa bao gồm 2 bước:
Bước 1: Chỉnh sửa trên vnsw.gov.vn/
- Sau khi chỉnh sửa bản khai theo thông tin mới nhất, người khai chọn vào mã hồ sơ của lô hàng.
- Tiếp đế yêu cầu chỉnh sửa và đẩy hồ sơ đi.
Bước 2: Sau khi chỉnh sửa Manifest trên trang Web xong, người khai chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đến cơ quan hải quan để yêu cầu cơ quan chấp nhận chỉnh sửa. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn xin chỉnh sửa
- Thư điện tử của đại lý hoặc Shipper yêu cầu chỉnh sửa Manifest.
- MBL (hoặc HBL) của lô hàng.
Việc chỉnh sửa hoàn thành khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa đồng ý cấp giấy với các thay đổi mới. Chỉnh sửa Manifest là việc vô cùng mất thời gian và tốn nhiều công sức nên người khai nên thực hiện khai báo một cách cẩn thận. Như vậy sẽ hạn chế tối đa những sai sót không đáng cao cần phải sửa rất phức tạp.
Sai sót thường gặp khi khai chứng từ hải quan
Khai Manifest là việc rất đơn giản tuy nhiên,người khai thường chủ quan dẫn tới những sai sót đáng tiếc. Đây là danh sách những sai sót thường gặp phải khi khai báo:
- Những lỗi sai chính tả khi làm B/L (Bill of lading) trong quá trình nhập Manifest như vậy tờ khai sẽ không được chấp nhận, chỉ cần sai 1 chữ cũng sẽ có nội dung khác.
- Khai sai thông tin Container/ Nhầm thông tin Container, để khắc phục việc này tốt nhất nhập xong hãy kiểm tra lại nhiều lần rồi mới bấm hoàn thành.
- Khai sai/ Thiếu thông tin Shipper và người nhận (Consignee) dẫn đến việc hàng không biết nên giao cho ai bị lưu kho và phát sinh thêm tiền phí.
- Khai Manifest sai cận nặng hoặc số lượng hàng. Thường nguyên do gây lỗi sai do nhầm dấu “ . “ với dấu “ , “.
- Khai sai thông tin cảng xếp, cảng dỡ, sai địa điểm đích. Xảy ra di người khai copy file Excel của lô trước.
Đây là những lỗi mà rất nhiều người hay mắc phải vào thời điểm nhập tờ khai hải quan Manifest. Việc này dẫn đến việc chứng từ của bạn không được chấp nhận cần phải sửa đổi mất rất nhiều thời gian của cả 2 bên.
Kết luận
Khai báo Manifest là một việc vô cùng dễ dàng nhưng có vai trò vô cùng quan trọng. Do đó những người khai báo nên làm cẩn thận đừng chủ quan dẫn đến những sai lầm đáng tiếc.
Recent Comments