Kaizen là gì? Đây là câu hỏi thường xuyên bắt gặp trong thời gian gần đây. Kaizen là phương pháp kinh doanh được nhiều doanh nghiệp áp dụng để giúp cho hoạt động kinh doanh của mình được cải tiến và thành công. Để hiểu rõ hơn về những lợi ích và cách áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp, cùng theo dõi nội dung bên dưới nhé!
Kaizen là gì?
Như đã nói ở trên, Kaizen được biết đến như một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật. Hiện nay, triết lý kinh doanh này đã áp dụng thành công đối với nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Kaizen được ghép bởi hai từ trong tiếng Nhật: “kai” (liên tục) và “zen” (cải tiến). Khi dịch sang thuật ngữ tiếng Anh sẽ là “ongoing improvement”, nghĩa là sự cải tiến không ngừng.
Điểm đặc trưng của phương pháp kinh doanh Kaizen chính là “tích tiểu thành đại”, có nghĩa là kết quả lớn sẽ được tích lũy theo thời gian dài từ những cải tiến nhỏ nhất. Do đó, để tiến hành được phương pháp kinh doanh này cần phải có sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, doanh nghiệp.
Trước đây, Kaizen chỉ được áp dụng chủ yếu tại các công ty sản xuất, doanh nghiệp ở Nhật như: Canon, Suzuki, Honda,… Với những lợi ích mà nó mang lại, dần dần Kaizen được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ… tại nhiều quốc gia trên thế giới.
Lợi ích của hệ thống Kaizen
Việc trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực đã cho thấy hệ thống Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích. Theo nghiên cứu, việc áp dụng hệ thống này vào doanh nghiệp đã mang lại cả lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình. Cùng tìm hiểu những lợi ích mà hệ thống này mang lại nhé!
Lợi ích hữu hình của hệ thống Kaizen
Khi áp dụng hệ thống Kaizen vào trong doanh nghiệp, sau một thời gian dài sẽ nhận lại được kết quả to lớn. Đó là do sự cải tiến nhỏ của mọi người trong tổ chức, cũng như sự cố gắng nỗ lực thay đổi của doanh nghiệp từng ngày.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ giảm được sự lãng phí và gia tăng năng suất trong quá trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp. Tiêu biểu nhất đó chính là doanh nghiệp có thể giảm được lượng hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng; giảm thời gian chờ đợi và vận chuyển; nâng cao kỹ năng cho nhân viên…
Lợi ích vô hình của hệ thống Kaizen
Khi áp dụng hệ thống Kaizen vào trong doanh nghiệp, các cá nhân sẽ có động lực để nghĩ và đưa ra những ý tưởng cải tiến hiệu quả. Dựa trên những ý tưởng cải tiến của cá nhân trong doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm ra phương pháp cải tiến phù hợp nhất cho hoạt động của mình.
Ngoài ra, hệ thống Kaizen còn thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể trong doanh nghiệp. Từ đó, tính gắn kết nội bộ sẽ được nâng cao hơn nữa. Đây là yếu tố quan trọng để giúp một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Cải tiến từ những điều nhỏ nhất là điểm đặc trưng của hệ thống kinh doanh này. Vì vậy, khi được áp dụng nó sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được nền văn hóa với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết nhỏ nhất.
Thời điểm “vàng” áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp?
Với nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ” của triết lý Kaizen, bạn có thể áp dụng nó ở bất kỳ thời điểm nào. Doanh nghiệp có thể giữ nguyên một bộ phận của mình và tiến hành Kaizen ở những bộ phận khác, chỉ cần đảm bảo giá trị cốt lõi của vấn đề được giữ nguyên. Do đó, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này trong nhiều thời điểm khác nhau.
Trong thời điểm khủng hoảng, Kaizen sẽ là giải pháp bắt buộc để doanh nghiệp có thể tồn tại. Trong bối cảnh khó khăn, áp dụng Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục để chuẩn bị cho sự hồi phục sau này. Trong quá trình vận hành bình thường, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng để giải quyết các bài toán cơ bản để tiết kiệm thời gian và công sức. Từ đó, tạo nền tảng để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.
10 nguyên tắc của triết lý Kaizen cần ghi nhớ
Để áp dụng Kaizen hiệu quả, bạn cần phải tuân theo những nguyên tắc bất biến của triết lý này. Dưới đây sẽ là 10 nguyên tắc không thể thay đổi đã làm nên thương hiệu của phương pháp này.
Đặt mối quan tâm vào lợi ích của khách hàng
Mỗi sản phẩm/dịch vụ đều được định hướng theo thị trường. Đồng thời, nó phải đáp ứng được nhu cầu của nhóm khách hàng đang hướng đến. Vì vậy, khi áp dụng Kaizen cần phải hướng đến mục đích cải tiến và quản trị chất lượng của sản phẩm. Doanh nghiệp phải gia tăng được lợi ích mà sản phẩm có thể mang đến cho khách hàng và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.
Cải tiến không ngừng nghỉ
Nhu cầu của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ chắc chắn cao hơn từng ngày. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cải tiến liên tục để có thể tăng trưởng bền vững. Khi có Kaizen – một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí so với sản xuất ra một sản phẩm mới.
Tạo dựng văn hóa “không đổ lỗi” trong doanh nghiệp
Các cá nhân chính là cốt lõi để phát triển doanh nghiệp. Nhân viên cần phải có trách nhiệm với công việc mình được giao. Trong trường hợp có sai lầm xảy ra, họ phải được quy trách nhiệm đúng đắn. Mỗi cá nhân phải phát huy năng lực một cách tối đa để cùng nhau khắc phục sai lầm, không được đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.
Kaizen – Văn hóa doanh nghiệp mở cần được thúc đẩy
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp phải dám nhìn thẳng vào sai sót của bản thân và dám chỉ ra các điểm yếu đó. Từ đó, yêu cầu đồng nghiệp và cấp trên giúp đỡ. Trong doanh nghiệp cần phải có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật tin tức. Qua đó, nhân viên có thể thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm với nhau.
Tăng cường tinh thần teamwork
Với triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần phải xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đội nhóm đó, team-leader phải là người có năng lực lãnh đạo và các thành viên phải nỗ lực phối hợp với nhau, trau dồi bản thân.
Trong một dự án có sự kết hợp của nhiều bộ phận chức năng
Kaizen kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng một dự án sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả của dự án đó. Nguồn nhân lực để tiến hành dự án sẽ được doanh nghiệp chắc lọc từ các bộ phận, phòng ban. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực ở bên ngoài.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên và các cấp quản lý trong tổ chức của mình. Đây là cách hiệu quả để doanh nghiệp hấp dẫn khi tuyển dụng nhân sự cũng như tạo dựng niềm tin và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
Rèn ý thức kỷ luật cho nhân viên
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có sự tự nguyện và tuân theo các quy định, kỷ luật của doanh nghiệp. Nhân viên cần phải đặt lợi ích của doanh nghiệp lên trên đầu, tự sửa chữa và khắc phục những điểm yếu của bản thân.
Nhân viên cần nắm được thông tin của doanh nghiệp
Nếu muốn nâng cao hiệu quả công việc, nhân viên bắt buộc phải thấu hiểu được tình hình của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chia sẻ thông tin một cách thường xuyên và minh bạch đến với nhân viên của mình.
Nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải kết hợp nhiều biện pháp khác nhau trong hoạt động của mình để nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Đào tạo nội bộ, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của mỗi nhân viên, công nhận thành tích và khen thưởng… sẽ là những biện pháp hữu ích để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp.
Cách tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp đúng nhất
Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực hiện phương pháp này sao cho đúng lại là điều được các doanh nghiệp tìm kiếm. Sau đây là hướng dẫn 7 bước tiến hành phương pháp này trong doanh nghiệp dành cho mọi người tham khảo.
Tìm hiểu thực trạng doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Doanh nghiệp cần phải đánh giá đúng tình trạng thực tế của mình để tìm được một mục tiêu Kaizen nhất định. Khi đó, trong quá trình áp dụng phương pháp này sẽ tránh được tình trạng thực hiện dang dở vì không đủ nguồn lực, đi lệch hướng…
Muốn thực hiện được phương pháp này, doanh nghiệp cần phải cam kết và cố gắng dài hạn từ mọi thành viên. Vì vậy, hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho doanh nghiệp trước khi đưa ra những quyết định tiếp theo. Các doanh nghiệp có thể thử nghiệm Kaizen trong một điểm nhất định sau đó mở rộng quy mô áp dụng.
Tìm được nguyên nhân của vấn đề doanh nghiệp đang gặp
Khi đánh giá được tình trạng của mình, doanh nghiệp phải tìm được nguyên nhân sâu xa của vấn đề đang gặp phải. Từ đó hãy lập ra các con số thống kê và dữ liệu thu thập được để nhìn nhận vấn đề. Doanh nghiệp đặc biệt không nên bỏ qua phản hồi của nhân viên để có cái nhìn rõ ràng hơn.
Xác định giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề gặp phải
Khi xác định được nguyên nhân thì hãy tìm ra giải pháp cho vấn đề. Sai lầm ở đâu thì bắt đầu thực hiện cải tiến ở đó chính là điều quan trọng doanh nghiệp cần phải làm. Từ những giải pháp được đề xuất do sáng tạo của nhân viên và cấp quản lý, hãy lựa chọn một giải pháp khả thi nhất.
Thực hiện giải pháp Kaizen trong doanh nghiệp
Đây chính là giai đoạn thích hợp để doanh nghiệp thực hiện phương pháp Kaizen theo kế hoạch đã vạch ra từ trước. Bạn có thể áp dụng thí điểm trước sau đó chính thức áp dụng trong quy mô toàn doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện, quản lý và người có liên quan cần phải thường xuyên cập nhật, thu thập thông tin để kiểm tra và giám sát.
Phân tích kết quả đã đạt được khi thực hiện giải pháp
Từ những thông tin và dữ liệu đã tổng hợp và thu thập được trong quá trình thực hiện phương pháp Kaizen, doanh nghiệp hãy xác định kết quả đã đạt được và đánh giá mức độ thành công so với tình trạng ban đầu. Nếu thực hiện đúng thì chắc chắn giải pháp này sẽ mang lại những dấu hiệu tích cực cho doanh nghiệp.
Chuẩn hóa và tiến hành tối ưu giải pháp
Trong quá trình thực hiện ban đầu, chắc chắn vẫn sẽ có một vài nhược điểm của giải pháp còn tồn tại. Vì vậy, doanh nghiệp hãy sửa chữa những nhược điểm đó, tìm ra những yếu tố có thể thực hiện tốt hơn để giải pháp Kaizen có hiệu quả hơn. Sau mỗi lần thực hiện, hãy rút ra kinh nghiệm để từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc.
Thực hiện lại hệ thống Kaizen đã được tối ưu
Khi tìm được hệ thống Kaizen phù hợp với mình, doanh nghiệp hãy thực hiện lại chu trình từ bước đầu tiên. Từ đó, xác định được vấn đề mới nảy sinh trong doanh nghiệp để tìm ra giải pháp cho vấn đề đang gặp phải.
Một số mô hình Kaizen cho doanh nghiệp tham khảo
Nếu bạn đang chưa biết nên thực hiện Kaizen như thế nào thì có thể tìm hiểu một số mô hình Kaizen cho doanh nghiệp để thực hiện thí nghiệm. Sau đây sẽ là một số mô hình Kaizen bạn có thể tham khảo cho doanh nghiệp của mình.
Sử dụng phương pháp 5W – 1H để xác định vấn đề Kaizen
5W chính là 5 câu hỏi được đặt ra bắt đầu bằng chữ W: Who (Ai), What (Cái gì), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao). 1H chính là câu hỏi How (Làm thế nào?). Đây đều là những câu hỏi giúp doanh nghiệp xác định được tính chất vấn đề mà họ đang gặp phải. Đây là mô hình sẽ được áp dụng xuyên suốt trong chu kỳ thực hiện Kaizen.
Phương pháp 5S – “Dọn vệ sinh kiểu hiện đại”
Đây cũng là phương pháp được sáng tạo nên bởi người Nhật giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Đặc biệt, phương pháp này cũng giúp nhân viên đề cao ý thức tự giác của mình. 5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Kết luận
Kaizen là gì? Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn tìm được câu trả lời cho câu hỏi này. Cải tiến chậm rãi và liên tục là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới. Đây là mô hình dễ dàng triển khai nhưng lại có thể tạo ra một sự đột phá đối với nhiều doanh nghiệp.
Recent Comments