“ERP là gì?” vẫn luôn là thắc mắc của nhiều người khi lần đầu nghe đến khái niệm này. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các vấn đề liên quan đến ERP, về vai trò và ứng dụng của nó trong các công ty, tổ chức hiện nay.
Hệ thống ERP là gì?
ERP là từ viết tắt của tên Tiếng Anh Ent Prise Resource Planning. Cụm từ này được hiểu theo nghĩa chuyên ngành là phương pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu đơn giản là hệ thống này sẽ giúp phân tích và quản lý được mọi nguồn lực, tài sản của doanh nghiệp.
Phần mềm sẽ chứa các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược, chúng được sử dụng để nắm bắt mọi thông tin trong một tổ chức. Bộ xử lý ERP sẽ có công năng tích hợp toàn bộ các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin, bất cứ cá nhân nào trong tổ chức cũng đều có thể đăng nhập và xem được thông tin đó.
Công năng của ERP đối với doanh nghiệp
Trong một công ty sẽ có nhiều nguồn lực khác nhau, có thể là tài chính, nhân lực và công nghệ. Việc sử dụng phần mềm ERP vào việc quản trị công ty khiến doanh nghiệp có thể biến những nguồn lực này thành tài nguyên sử dụng của công ty.
- Hỗ trợ cho tất cả các phòng ban trong việc khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
- Giúp hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của những bộ phận trong công ty, sao cho giữa họ luôn bảo đảm được sự phối hợp nhịp nhàng.
- Lập trình các quá trình khai thác sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Thông tin luôn được cập nhật chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Để thực hiện vai trò này, ERP sẽ làm theo các công đoạn như sau: Hoạch định, triển khai và rà soát. Trước hết, nó tính toán và dự báo các tình huống có thể phát sinh trong quá trình sản xuất của công ty. Phương pháp này giúp đảm bảo được công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.
Điểm đặc biệt giữa ERP và phần mềm quản lý khác
Điểm khác biệt rõ ràng nhất của việc ứng dụng hệ thống quản lý ERP, đó chính là so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác thì chúng có thể tích hợp mọi thứ chỉ bằng một ứng dụng.
Các nghiệp vụ thông thường của công ty như: kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành… đều được gom hết và tích hợp vào duy nhất một phần mềm. Các module của nó sẽ thực hiện các chức năng tương tự như vai trò của các phần mềm quản lý rời rạc.
Tuy nhiên, trong môi trường tích hợp thì mọi thứ sẽ được quản lý dễ dàng và logic hơn. Chính vì đặc điểm này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty, doanh nghiệp cũng khác biệt rất nhiều so với phần mềm thông thường.
Việc chuyển thông tin giữa các phòng ban được thực hiện thủ công, tạo nên năng suất thấp và thiếu tính chuyên nghiệp. Trong khi đó, mô hình ERP lại trái ngược hoàn toàn.
Các lợi thế ERP mang đến các doanh nghiệp
ERP mang về nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng. Chúng dường như có thể hô biến mọi khó khăn trong khâu kiểm soát tài nguyên và nguồn nhân lực trở nên dễ dàng hơn. Những lợi ích cụ thể của ERP có thể kể đến như:
Cung cấp nguồn thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp những nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy, từ đó họ sẽ đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Chính vì thế các quyết định này cũng thực tế và có khả năng thành công cao hơn so với bình thường.
Hệ thống sẽ tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ của doanh nghiệp vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung, giúp cho mỗi phòng ban riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.
ERP giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho
Ở phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP, chúng sẽ hiển thị chi tiết các số liệu và giúp các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác. Từ đó, nhân viên quản lý xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, giảm nhu cầu vốn lưu động và tối ưu hóa nguồn vốn, giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
Thống kê thông tin nhân sự thông qua ERP
Mục quản lý nhân sự và tính lương của ERP có thể hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên cũng như sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương. Điều này giúp cho doanh nghiệp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót, chậm trễ và gian lận trong hệ thống tính lương.
Thực thi công tác kế toán có tính chính xác cao
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của hệ thống ERP sẽ hỗ trọ công ty rà soát và kiểm tra bảng báo cáo của bộ phận kế toán. Từ đó, giảm bớt những sai sót mà nhân viên kế toán thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
ERP giúp tăng hiệu quả sử dụng lao động
Ở phần mục hoạch định và quản lý sản xuất, hệ thống sẽ cung cấp cho công ty các yếu tố đang có tiềm năng trong quy trình sản xuất. Chúng giúp các công ty sản xuất định hình và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong dây chuyền sản xuất.
Minh bạch trong quá trình kinh doanh nhờ ERP
Các phân hệ nhỏ trong ứng dụng ERP thường sẽ yêu cầu các công ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh. Nó dựa trên quy trình này để phân công công việc được rõ ràng cho các phòng ban, giảm bớt những trục trặc và vấn đề liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
ERP còn có hạn chế gì?
Bên cạnh những lợi ích tuyệt vời trong việc hoạch định kế hoạch và quản trị công ty. Phần mềm này vẫn còn tồn đọng một số hạn chế mà các doanh nghiệp nhỏ lẻ cần nắm rõ trước khi áp dụng hệ thống này trong kinh doanh.
Chi phí phát sinh cao
Đây là trở ngại lớn nhất mà các doanh nghiệp lo lắng khi muốn sử dụng ERP. Các hệ thống này có nhiều thành công vang dội trên thị trường thế giới nên mức giá để sở hữu chúng đều rất đắt đỏ, ví dụ như: SAP, Oracle, Info…
Phần chi phí mà doanh nghiệp phải chịu không chỉ phát sinh từ hệ thống. Chúng còn đến từ chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, phí bản quyền, phí thương hiệu. Chính vì thế tổng chi phí phải bỏ ra cho một dự án ERP là rất cao.
Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng, bạn còn phải tốn thêm khoản phí bảo trì và nâng cấp lên phiên bản mới hơn. Doanh nghiệp cần nâng phần cứng, hệ điều hành và các phần mềm liên quan để tạo tính tương thích và trải nghiệm được nhiều cải tiến mới.
Thời gian triển khai lâu và phức tạp
ERP là một hệ thống tích hợp lớn có tính bao quát, nó bao gồm nhiều module chức năng và thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc. Chính vì thế việc thu thập lại thông tin từ các bộ phận, các báo cáo đa chiều về mọi hoạt động của doanh nghiệp và các thông tin trong suốt quá trình hoạt động của công ty là điều khó khăn.
Chính vì thế, một dự án ERP khi được triển khai tại doanh nghiệp rất tốn thời gian và công sức. Thông thường, sẽ mất khoảng 1-3 năm với các doanh nghiệp lớn để hoàn thiện đầy đủ các chức năng với thông tin chính xác. Bên cạnh đó, việc một công ty không đề ra những kế hoạch chi tiết và thống nhất ngay từ khi triển khai hệ thống, khiến việc triển khai bị chỉnh sửa nhiều lần, làm chậm tiến độ của dự án.
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp cụ thể
Có thể thấy, ERP không phải là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sự linh hoạt của chúng có thể giúp công ty lớn triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu của chính mình. ERP có thể được ứng dụng trong những trường hợp sau:
- Khi doanh nghiệp đổi cơ chế hoạt động.
- Doanh nghiệp có nhiều vấn đề trong khâu quản lý.
- Sau quá trình sáp nhập hoặc mua lại doanh nghiệp cũ, công ty con.
- Chủ sở hữu doanh nghiệp có dự định xây dựng hệ thống mới.
- Doanh nghiệp muốn cập nhật thêm về xu hướng quản lý.
Mô hình ERP phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?
Với sự hỗ trợ của phần mềm ERP, chủ sở hữu của doanh nghiệp có thể làm mọi thứ tự động và đơn giản hóa, giúp tạo nên sự chuyên nghiệp trong vai trò của họ cũng như giúp người lao động trở nên hiệu quả hơn.
Các tài nguyên của công ty được tổng hợp rõ ràng cũng giúp bạn dễ dàng nắm bắt được hiệu suất công việc, từ đó hoạch định nên các kế hoạch phát triển. Chính vì thế có thể nói mô hình này phù hợp với tất cả mọi loại hình doanh nghiệp từ lớn cho đến nhỏ hiện nay.
ERP là phương pháp quản lý của tương lai
Hệ thống ERP được xem là cách thức quản lý doanh nghiệp của tương lai. Chúng dường như khắc phục được mọi hạn chế của phương pháp truyền thống. Chúng là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch, đề xuất các nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính. Các quy trình được xử lý một cách tự động hoá, giúp các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt một cách thuận tiện nhất.
Những khó khăn khi áp dụng mô hình ERP
Khi áp dụng mô hình ERP vào việc quản lý kinh doanh, các doanh nghiệp ở Việt Nam nói riêng và trên toàn thế giới nói chung đều phải đối mặt với nhiều khó khăn khác nhau. Chúng thường đến từ việc làm quen với hệ thống này.
Nhân viên khó khăn trong việc tiếp thu
Tất cả các nhân viên trong công đều phải trải qua một khóa huấn luyện chuyên sâu thì mới có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và chính xác nhất. Quá trình này sẽ tốn thêm một chi phí cho công ty, cũng như nhân viên phải dành thời gian và nỗ lực cần thiết để tiếp thu nó.
Thời gian hoàn vốn khá lâu
Hệ thống ERP sẽ chú trọng vào việc cải tiến và phát triển kế hoạch làm việc bên trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện khá lâu nên bạn phải kiên trì thực hiện nó.
Chính vì việc thay đổi toàn bộ cơ chế vận hành của công ty, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều phải thích nghi nên quá trình này sẽ không thu được lợi ích ngay lập tức. Thông thường, phải mất đến 8 tháng sau khi triển khai mới thấy được lợi ích của ERP đối với doanh thu của doanh nghiệp.
Kết luận
“ERP là gì?” không còn là câu hỏi nan giải của các doanh nghiệp. Việc họ cần làm bây giờ là khắc phục được những hạn chế của phần mềm này để sử dụng chúng tối ưu nhất. Bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn nắm được khái niệm, lợi ích và khiếm khuyết của phần mềm ERP đối với công ty, chúc bạn tìm được hệ thống quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Recent Comments