Bill of lading trong xuất nhập khẩu – Nội dung và ý nghĩa 

Bill of lading trong hoạt động vận chuyển hàng hoá là một phần rất quan trọng mà không thể thiếu. Có thể nói đây là yếu tố đảm bảo cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, đến đúng với tay người dùng và đúng số lượng. Nội dung bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về vận đơn trong công tác vận chuyển hàng hoá. 

Vận đơn bill of lading được hiểu thế nào? 

Bill of lading (B/L) hay vận đơn được dịch từ Tiếng Anh có thể được hiểu nôm na như một “phiếu ghi nhận” trong việc “xếp hàng” và vận chuyển hàng hoá. Vận đơn gồm hai từ “vận” được hiểu là vận chuyển, và “đơn” có nghĩa là phiếu thay cho các chứng từ giao dịch hàng hoá.

Cách giải thích theo tiếng Anh và tiếng Hán Việt của vận đơn có một chút khác biệt nhưng tựu chung lại thuật ngữ này cũng chỉ sự ghi nhận giữa người vận chuyển về việc xếp hàng để vận chuyển với người gửi hàng và nhận hàng. 

Để định nghĩa chính xác về vận đơn nó có thể được hiểu đó là do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền của đơn vị vận chuyển ký phát cho người gửi hàng, trong đó xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ nói gửi đến với nơi nhận. 

Nói như vậy cũng ngầm định Bill of lading được dùng cho vận tải đường biển phân biệt với giao hàng ở hàng không (Airway Bill). Ghi chú như vậy thì “vận đơn” đường bộ hay hàng không dùng từ vận đơn như chúng ta vẫn đang dùng là sai. Ở các loại hình vận chuyển khác chỉ dùng phiếu gửi hàng là chính xác. 

Nếu xét theo khía cạnh lịch sử thì vận đơn biển được bắt đầu sử dụng từ thế kỷ 13 khi có hoạt động thông thương bằng đường biển tấp nập. Chủ hàng cần có bằng chứng văn bản về việc hàng hóa được xếp và sau đó là xuống tàu. 

Chức năng sử dụng B/L với hàng hoá 

Vận đơn – Bill of lading là biên lai hàng hóa mà người được ủy quyền của người vận tải ký với người gửi và là cơ sở để người nhận hàng dựa vào đó lấy hàng. Đó là chức năng tổng quan của việc sử dụng vận đơn trong vận chuyển hàng hoá. 

Trước đây các thương gia thường hành trình cùng hàng hóa nên không cần đến hình thức giao nhận qua chứng từ này. Tuy nhiên khi thương mại phát triển thì các hình thức này giúp cho thương gia có thể gửi hàng cho đại lý của mình ở nước ngoài để bán hàng mà không cần đi cùng. 

Khi hàng được xếp lên tàu đưa tới cảng đích chỉ cần Bill Of Lading là có thể nhận được hàng cùng với các chứng năng được kể đến dưới đây: 

• Vận đơn B/L chính là là bằng chứng giống như hợp đồng vận chuyển giữa người vận chuyển và người gửi hàng là bên thứ ba cùng với người nhận hàng. Thường thì người gửi hàng và người vận chuyển sẽ thỏa thuận bằng hợp đồng vận chuyển trước khi hàng hóa được gửi đi thì được phát hành B/L. Khi vận đơn được phát hành, nó là bằng chứng đầy đủ cho hoạt động vận chuyển này được bảo đảm. 
• Bill of lading sẽ đóng vai trò là chứng từ sở hữu đối với hàng hóa ghi trên chứng từ này. Từ đó người gửi sử dụng nó như “Chứng từ sở hữu” cho phép người chủ hợp lệ sẽ lấy hàng hoá đó từ đơn vị vận chuyển. 

Cách phân loại các loại vận đơn – Bill Of Lading 

Vận đơn đường biển bắt đầu sử dụng từ thế kỷ 13 với hàng hóa bằng đường biển trở nên tấp nập ở châu Âu.

Ban đầu bill of lading chỉ có mục đích như một biên lai nhưng nhiều thủ tục và quy định được đưa ra áp dụng và hình thành nên mẫu vận đơn đang được sử dụng như hiện tại. Với các loại cụ thể được phân thành các nhóm như sau: 

Phân loại Bill of lading căn cứ theo phê chú 

• Vận đơn hoàn hảo còn gọi là vận đơn sạch là loại không có ghi chú về khiếm khuyết đối với hàng hóa, bao bì.
• Vận đơn không hoàn hảo hay còn gọi là vận đơn bẩn là những loại có ghi chú về khiếm khuyết hàng hóa, bao bì. Ví dụ hàng hoá có bị rách, có ẩm hoặc có vấn đề về bao bì,…

Phân loại với căn cứ theo pháp lý 

• Vận đơn Bill Of Lading gốc chính là vận đơn mà người nhận hàng phải xuất trình vận đơn gốc để lấy giao hàng (D/O).
• Vận đơn giao hàng bằng điện là Telex Release B/L sẽ được sử dụng để người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gốc mà vẫn có thể nhận được hàng. 
• Vận đơn đã được xuất trình cho các hãng tàu hoặc đại diện hãng tàu thường là tại cảng xếp hàng (sau khi phát hành). Tương tự như Telex Release B/L phía trên thì người nhận hàng cần làm thủ tục thanh toán là có thể lấy D/O cũng không cần nhập Bill gốc.

Căn cứ theo hành trình của vận chuyển 

• Bill Of Lading đã xếp hàng lên tàu  được cấp sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoàn chỉnh. 
• Vận đơn nhận hàng để xếp được cấp trước khi hàng hóa được xếp xuống và do đó, không có tên tàu và ngày xếp hàng xuống tàu. Vận đơn được chuyển đổi thành “vận đơn đã xếp hàng lên tàu” khi bổ sung xác nhận tên tàu và ngày xếp hàng là xong. 

Nhà phát hành vận đơn để phân loại 

• Vận đơn đích danh là loại vận đơn sẽ ghi rõ tên, địa chỉ và các thông tin số điện thoại, fax, email… của người nhận hàng. Những người có các thông tin như trên vận đơn mới có quyền nhận hàng khi xuất trình các giấy tờ hợp lệ. 
• Bill Of Lading theo lệnh là loại phổ biến nhất trong thương mại và vận tải quốc tế hiện nay.Theo đó người vận tải sẽ giao hàng theo lệnh mà người gửi hàng đưa ra hoặc của người được ghi ở vận đơn.
• Vận đơn vô danh là loại cho phép giao hàng cho người xuất trình vận đơn và không ghi theo lệnh của bất kỳ ai. Theo một cách khác thì vận đơn vô danh này được chuyển từ vận đơn theo lệnh bằng cách ký hậu vào mặt sau nhưng không ghi rõ hàng được giao theo lệnh của ai. 

Ngoài những cách phân loại theo khả năng chuyển nhượng như trên mà tùy theo mục đích cụ thể. Người ta còn có thể chia vận đơn thành nhiều loại hơn nữa. 

Nội dung bên trong Bill Of Lading 

Bên trong một Bill Of Lading sẽ bao gồm rất nhiều nội dung khác nhau, cụ thể có:

Nội dung của một vận đơn 

• SHIPPER/CONSIGNEE/SENDER đây là thông tin của người gửi hàng và của bên bán hoặc bên giao hàng. 
• SHIPPING COMPANY chính là tên công ty vận chuyển hàng hoá của bạn. 
• CONSIGNEE là người có quyền nhận hàng hoá này và sẽ có thông tin của họ của phần này. 
• B/L NO là viết tắt của Bill of lading No, còn gọi là số vận đơn dùng để kiểm tra hành trình và thông tin của đơn hàng. 
• TRACKING NO và BOOKING NO là số vận chuyển và số lô hàng trên tàu. 
• EXPORT REFERENCE là giấy phép xuất khẩu thường ở dạng số và chữ. 
• FORWARDING AGENT được hiểu là đại lý forwarder.
• TYPE OF MOVE là phương thức dùng để vận chuyển 
• NUBER OF PACKAGES là thông tin số kiện hàng 
• DESCRIPTION OF PACKAGES AND GOODS  có nghĩa là mô tả hàng hoá. 
• GROSS WEIGHT là trọng lượng hàng hoá cả bao bì. 
• NET WEIGT là trọng lượng hàng hoá không có bao bì hay trọng lượng tịnh.

Ví dụ cụ thể so sánh 

Để bạn có thể hình dung rõ hơn về nội dung bên trong vận đơn các bạn có thể so sánh với vé trông xe nhé: 

• Thứ nhất, vé trông xe là biên lai xác nhận đã bàn giao chiếc xe thì vận đơn là biên lai xác nhận giao nhận hàng hoá. 
• Thứ hai, vé trông xe có thể xem như là thỏa thuận về mặt trách nhiệm giữa người gửi và người nhận có mức phí thì vận đơn cũng vậy. Bill of lading dùng để giao trách nhiệm cho người giao hàng với người nhận và có thu phí. 

• Tất nhiên so sánh trên chưa hoàn toàn là đúng nhưng chúng tôi muốn lấy ví dụ đơn giản như vậy để các bạn hiểu về nội dung và chức năng của vận đơn. 

Các lưu ý với việc sử dụng vận đơn giao nhận hàng 

Việc sử dụng vận đơn cần phải lưu ý một số điểm nhất định để bạn đảm bảo an toàn cho hàng hoá của mình. Bên cạnh đó là thuận tiện trong quá trình giao nhận hàng và nhận hàng sau đó. Bill of lading sẽ cần phải có những lưu ý như thế nào? 

Yếu tố pháp lý của vận đơn 

Do vận đơn dùng chủ yếu đối với công tác vận chuyển hàng hóa từ người giao đến người nhận thông qua bên giao hàng là bên thứ ba nên cần đảm bảo tính pháp lý chắc chắn. Những hiện tượng mất mát, hư hỏng sẽ được giải quyết dựa trên các thông tin trên vận đơn là yếu tố pháp lý quan trọng. 

Vì thế cần lưu ý vận đơn phải có tính pháp lý đúng đắn, chính xác để làm căn cứ cho các bên xác định trách nhiệm. Nếu có vấn đề thì đây sẽ là yếu tố quan trọng nhất đối với hàng hoá mà các bạn phải quan tâm để giải quyết những rắc rối liên quan. 

Cần kiểm tra kỹ thông tin vận đơn 

Trên vận đơn Bill Of Lading người gửi sẽ phải kiểm tra các thông tin ghi trên đó để hạn chế xảy ra tranh chấp. Đơn vị giao hàng cũng phải quan tâm đến các vấn đề này để người gửi và người nhận cũng không thể làm khó cho bên vận chuyển. 

Các thông tin được chú ý nhiều nhất sẽ liên quan đến chủng loại các hàng hóa, số lượng hàng, ngày tháng giao và người ký xác nhận hàng….Những thông tin quan trọng vừa giúp người giao hàng và người vận chuyển có chính xác căn cứ để xác định hàng hóa giao nhận như thế nào cùng với phương thức thanh toán. 

Kết luận 

Với các thông tin kể trên, bill of lading đã được giải thích cụ thể cho các bạn tham khảo. Từ đó, người dùng có thể sử dụng được hiệu quả trong công tác vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận đang phát triển như hiện nay. Để bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin và sử dụng các dịch vụ vận chuyển tốt nhất.